KI Sales Prompts: Follow Up E-Mails
- Livia Rainsberger
- 7. Juli
- 5 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 10. Okt.
Prompt-Beispiele die dabei helfen, Follow Up E-Mails für unterschiedlichste Situationen zu formulieren.
Hinweis: Füge die Inhalte in die mit eckigen Klammern und rot markierten Bereiche ein. Entferne dabei die Klammern, sie dienen nur zur Markierung der auszufüllenden Bereiche.
Follow-Up nach einem Verkaufsgespräch
Context: Du bist Verkäufer und schreibst eine Follow-Up E-Mail nach einem Verkaufsgespräch durch, um dem Kunden für seine Zeit zu danken und die wichtigsten Gesprächspunkte zusammenzufassen.
Nächste Schritte: [Füge gewünschte Aktionen ein, z.B. Folgetermin vereinbaren]
ToDo: Verfasse eine höfliche und professionelle Nachfass-E-Mail, die die Vorteile des Produkts/der Dienstleistung hervorhebt und zu den nächsten Schritten ermutigt.
Avoid:
Zu aufdringliche Verkaufssprache, Übermäßige Wiederholungen, Unklare oder fehlende Handlungsaufforderungen
Structure:
Dank für das Gespräch
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte
Nutzen/Vorteile hervorheben
Klare nächste Schritte
Professioneller Abschluss
Key Points:
Meeting-Highlights: [Füge Schlüsselpunkte ein]
Follow-Up mit einem Interessenten
Context: Du nimmst erneut Kontakt zu einem Interessenten auf, der auf deine vorherigen Nachrichten nicht geantwortet hat.
Letzter Kontakt: [Füge Details der letzten Interaktion ein]
ToDo: Schreibe eine freundliche und professionelle Nachfass-E-Mail, die den Kunden höflich an deine vorherige Kommunikation erinnert und zu einer Antwort ermutigt.
Avoid:
Vorwurfsvolle oder drängende Formulierungen, Zu häufige Wiederholung der gleichen Botschaft, Negative oder frustrierte Tonalität, zu aufdringliche Sales Pitches.
Structure:
Freundliche Begrüßung
Bezug auf vorherige Kommunikation
Kurze Wiederholung des Nutzens
Offene Tür für Diskussion
Respektvoller Abschluss
Key Points:
Kernbotschaft: [Den Wert oder Grund für die Kontaktaufnahme kurz wiederholen]. oder Grund der Kontaktaufnahme]
Networking Follow-Up
Context: Du folgst nach einem Networking-Event nach, um potenzielle Kooperationsmöglichkeiten zu erkunden.
Event-Name: [Füge Event-Details ein]
Kooperationsmöglichkeiten: [einfügen]
ToDo: Verfasse eine E-Mail, die Dankbarkeit für die Zeit ausdrückt, das Event erwähnt und gemeinsame Interessen oder Kooperationsmöglichkeiten hervorhebt.
Avoid:
Zu direkte Verkaufsansätze
Vergessen des Event-Kontexts
Unspezifische oder oberflächliche Bezüge
Structure:
Dank für das Gespräch beim Event
Bezug auf das spezifische Event
Gemeinsame Interessen erwähnen
Kooperationsmöglichkeiten aufzeigen
Einladung zum weiteren Austausch
Key Points:
Gemeinsame Interessen: [Erwähne gemeinsame Gesprächsthemen]
Follow-Up Angebot
Context: Du folgst zu einem Angebot nach, das du einem Kunden gesendet hast.
Angebots-Details: [Füge wichtige Highlights des Angebots ein]
ToDo: Schreibe eine höfliche E-Mail, die nachfragt, ob der Kunde das Angebot geprüft hat, und biete an, Fragen zu beantworten.
Avoid:
Zu häufiges Nachfassen
Druck auf schnelle Entscheidung
Fehlende Flexibilität bei Anpassungen
Zu verkäuferische Sprache
Structure:
Höfliche Nachfrage zum Angebot
Kurze Erinnerung an Angebots-Highlights
Nutzen für das Unternehmen
Angebot zur Klärung von Fragen
Flexible Gesprächsbereitschaft
Key Points:
Handlungsaufforderung: [Ermutigung zur Antwort oder Nachfrage]
Follow-Up Projekt
Context: Du informierst einen Kunden über den Fortschritt seines Projekts und bestätigst die nächsten Schritte.
Projekt-Details: [Füge aktuelle Fortschritts-Highlights ein]
ToDo: Schreibe eine Nachfass-E-Mail, die ein kurzes Projekt-Update liefert, den Kunden über den Fortschritt beruhigt und die nächsten Schritte umreißt.
Avoid:
Zu technische Details ohne Erklärung
Unklare Zeitangaben
Fehlende Transparenz bei Herausforderungen
Structure:
Kurze Begrüßung
Aktueller Projektstand
Erreichte Meilensteine
Geplante nächste Schritte
Angebot für Rückfragen
Key Points:
Nächste Schritte: [Füge geplante Maßnahmen ein]
Follow-Up nach fehlender Antwort
Context: Du sendest eine Nachfass-E-Mail an einen Kunden, der auf deine vorherigen Nachrichten nicht geantwortet hat.
Letzter Kontakt: [Details der letzten Nachricht]
ToDo: Schreibe eine professionelle und höfliche E-Mail, die sanft an deine Kommunikation erinnert und Hilfe oder Klärung anbietet.
Avoid:
Vorwürfe oder Schuldzuweisungen
Zu aufdringliches Nachfassen
Banales Follow-Ups ohne Nutzen
Structure:
Verständnisvolle Eröffnung
Sanfte Erinnerung an vorherige Kommunikation
Eine neue Perspektive und einen Nutzen in Bezug auf das Thema bieten
Angebot von Unterstützung
Offene Tür für Kommunikation
Key Points:
Inhalte: [Mehrwert, neue Perspektive]
English Version
AI Sales Prompts: Follow Up E-Mails
Prompt Examples to Help Write Follow-Up Emails for a Wide Range of Situations
Note: Insert the content into the areas marked with square brackets and highlighted in red. Remove the brackets—they are only used to mark where content should be inserted.
Follow-Up After a Sales Meeting
Context: You are a sales representative writing a follow-up email after a sales conversation to thank the client for their time and summarize the main discussion points.
Next Steps: [Insert desired actions, e.g., schedule a follow-up meeting]
ToDo: Write a polite and professional follow-up email that highlights the benefits of the product/service and encourages the next steps.
Avoid:Overly aggressive sales language, excessive repetition, unclear or missing calls to action
Structure:
Thank them for the conversation
Summary of the key points
Highlight benefits/value
Clear next steps
Professional closing
Key Points:
Meeting Highlights: [Insert key discussion points]
Follow-Up with a Prospect
Context: You’re reaching out again to a prospect who hasn’t responded to your previous messages.
Last Contact: [Insert details of the last interaction]
ToDo: Write a friendly and professional follow-up email that gently reminds the prospect of your previous communication and encourages a response.
Avoid:Accusatory or pushy wording, repetitive messaging, negative or frustrated tone, overly aggressive sales pitches
Structure:
Friendly greeting
Reference to previous communication
Brief reminder of the value
Open door for discussion
Respectful closing
Key Points:
Core Message: [Briefly repeat the value or reason for reaching out]
Networking Follow-Up
Context: You’re following up after a networking event to explore potential collaboration opportunities.
Event Name: [Insert event details]
Collaboration Opportunities: [Insert]
ToDo: Write an email that expresses appreciation for the time, mentions the event, and highlights shared interests or collaboration ideas.
Avoid:Too direct sales approaches, forgetting the event context, vague or superficial references
Structure:
Thank them for the conversation at the event
Reference the specific event
Mention shared interests
Highlight possible collaboration
Invite to continue the conversation
Key Points:
Shared Interests: [Mention shared discussion topics]
Follow-Up on a Quote
Context: You’re following up on a quote you sent to a client.
Quote Details: [Insert key highlights of the offer]
ToDo: Write a polite email asking whether the client has reviewed the quote and offer to answer any questions.
Avoid:Too frequent follow-ups, pressure for a quick decision, lack of flexibility in adjustments, overly salesy tone
Structure:
Polite inquiry about the quote
Brief reminder of the quote highlights
Benefit for the company
Offer to clarify questions
Willingness to talk flexibly
Key Points:
Call to Action: [Encouragement to respond or ask questions]
Project Follow-Up
Context: You’re updating a client on the progress of their project and confirming the next steps.
Project Details: [Insert current progress highlights]
ToDo: Write a follow-up email that provides a brief project update, reassures the client about the progress, and outlines the next steps.
Avoid:Too many technical details without explanation, vague timelines, lack of transparency about challenges
Structure:
Brief greeting
Current project status
Milestones achieved
Planned next steps
Offer for questions
Key Points:
Next Steps: [Insert planned actions]
Follow-Up After No Response
Context: You’re sending a follow-up email to a client who hasn’t replied to your previous messages.
Last Contact: [Details of the last message]
ToDo: Write a professional and polite email that gently reminds the client of your previous communication and offers help or clarification.
Avoid: Blame or accusations, overly persistent follow-ups, generic check-ins without value
Structure:
Empathetic opening
Gentle reminder of previous communication
Offer a new perspective or added value related to the topic
Offer of support
Open invitation for communication
Key Points:
Content: [Value, new perspective]