KI Business Prompts: E-Mail Kommunikation
- Livia Rainsberger
- 18. Juni
- 7 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 9. Okt.
Prompt-Beispiele die dabei helfen, überzeugende E-Mails für unterschiedlichste Zwecke zu formulieren.
Hinweis: Füge die Inhalte in die mit eckigen Klammern und rot markierten Bereiche ein. Entferne dabei die Klammern, sie dienen nur zur Markierung der auszufüllenden Bereiche.
E-Mail umformulieren
Formuliere folgende E-Mail um, damit sie professioneller und kundenfreundlicher wirkt, ohne den Inhalt zu verändern: [Ursprünglichen E-Mail-Text einfügen]
E-Mail beantworten
Verfasse eine Antwort mit folgenden Kernpunkten: [Punkt 1, 2, 3, 4 ] auf diese E-Mail [Original-Mail einfügen, ohne Anreden und Namen]
E-Mail-Antwort mit höflicher Ablehnung und Begründung
Schreibe eine höfliche E-Mail-Antwort, in der ein Vorschlag abgelehnt wird. Begründe die Ablehnung nachvollziehbar und biete wenn möglich eine alternative Lösung an.
E-Mail Nachfassen
Context: Du sendest eine Nachfass-E-Mail an einen [Kunden, Lieferanten, Partner, Bewerber, etc.], der auf deine vorherigen Nachrichten nicht geantwortet hat.
Letzter Kontakt: [Details der letzten Nachricht]
Inhalte: [Mehrwert, neue Perspektive]
ToDo: Schreibe eine professionelle und höfliche E-Mail, die sanft an deine Kommunikation erinnert und Hilfe oder Klärung anbietet.
Avoid:
· Vorwürfe oder Schuldzuweisungen
· Zu aufdringliches Nachfassen
· Banales Follow-Ups ohne Nutzen
Structure:
· Verständnisvolle Eröffnung
· Sanfte Erinnerung an vorherige Kommunikation
· Eine neue Perspektive und einen Nutzen in Bezug auf das Thema bieten
· Angebot von Unterstützung
· Offene Tür für Kommunikation
Key Points:
Wichtig: [Wichtige Elemente einfügen]
E-Mail Follow-Up Projekt
Context: Du informierst einen Kunden über den Fortschritt seines Projekts und bestätigst die nächsten Schritte.
Projekt-Details: [Füge aktuelle Fortschritts-Highlights ein]
ToDo: Schreibe eine E-Mail, die ein kurzes Projekt-Update liefert, den Kunden über den Fortschritt beruhigt und die nächsten Schritte umreißt.
Avoid:
· Zu technische Details ohne Erklärung
· Unklare Zeitangaben
· Fehlende Transparenz bei Herausforderungen
Structure:
· Kurze Begrüßung
· Aktueller Projektstand
· Erreichte Meilensteine
· Geplante nächste Schritte
· Angebot für Rückfragen
Key Points:
Nächste Schritte: [Füge geplante Maßnahmen ein]
E-Mail Antwort mit "höflich ablehnen und begründen"
Context: Du musst eine Anfrage oder einen Vorschlag höflich ablehnen und die Gründe dafür erläutern.
Anfrage/Vorschlag: [Details der abzulehnenden Anfrage]
Grund der Ablehnung: [Konkrete Begründung]
Beziehung: [Geschäftspartner/Kunde/Kollege]
ToDo: Formuliere eine höfliche Ablehnung, die respektvoll ist, die Gründe transparent macht und die Geschäftsbeziehung bewahrt.
Avoid:
· Schroffheit oder Unhöflichkeit
· Unklare oder fehlende Begründungen
· Völlige Abweisung ohne Alternativen
· Beschädigende Formulierungen für die Beziehung
Structure:
· Dankbarkeit für die Anfrage ausdrücken
· Höfliche Ablehnung
· Transparente und nachvollziehbare Begründung
· Alternative Lösungen anbieten (falls möglich)
· Wertschätzung der Beziehung betonen
· Offenheit für zukünftige Zusammenarbeit
Key Points:
· Alternativen: [Mögliche alternative Lösungen]
Kurze E-Mail mit 'bitte gedulden'
Schreibe eine E-Mail, in der um etwas Geduld gebeten wird, weil die Bearbeitung noch andauert. Die Nachricht soll Verständnis zeigen und professionell klingen. Original E-Mail:
[E-Mail Text ohne Namen einfügen]
Detaillierte E-Mail mit "bitte gedulden"
Context: Du informierst über eine Verzögerung oder bittest um Geduld bei [Projekt/Lieferung/Bearbeitung].
Grund der Verzögerung: [Konkrete Begründung]
Neuer Zeitrahmen: [Realistische Einschätzung]
Empfänger: [Kunde/Partner/Kollege]
ToDo: Verfasse eine transparente E-Mail, die um Verständnis bittet, die Situation erklärt und neue Termine kommuniziert.
Avoid:
· Ausreden oder Schuldzuweisungen
· Unklare oder unrealistische Zeitangaben
· Fehlende Transparenz über die Gründe
· Mangelnde Entschuldigung oder Empathie
Structure:
· Aufrichtige Entschuldigung
· Transparente Erklärung der Situation
· Neue realistische Zeitschätzung
· Maßnahmen zur Schadensbegrenzung
· Angebot für Rückfragen oder Updates
· Dankbarkeit für das Verständnis
Key Points:
· Kompensation: [Mögliche Wiedergutmachung]
E-Mail an Kunden schreiben
Context: Du bist ein [Rolle der KI einsetzen: Verkäufer, Projektmanager, Service Mitarbeiter, Buchhalter, etc.] und schreibst eine E-Mail an einen bestehenden Kunden.
Thema: [Konkretes Anliegen/Thema]
Hauptbotschaft: [Kerninhalt der E-Mail]
ToDo: Verfasse eine professionelle E-Mail, die das Anliegen klar kommuniziert und den Kunden respektvoll anspricht.
Avoid:
· Zu formelle oder distanzierte Sprache
· Unklare Botschaften oder Ziele
· Fehlende Handlungsaufforderungen
· Zu lange oder verschachtelte Sätze
Structure:
· Persönliche Anrede
· Bezug zur Kundenbeziehung
· Klare Darstellung des Anliegens
· Nutzen für den Kunden hervorheben
· Konkrete nächste Schritte
· Professioneller Abschluss
Key Points:
Erwartetes Ergebnis: [Gewünschte Reaktion/Antwort]
Kurze E-Mail an Lieferanten mit Urgenz
Formuliere eine dringende E-Mail an einen Lieferanten, in der auf eine überfällige Lieferung hingewiesen wird. Die Nachricht soll klar, sachlich und bestimmt, aber höflich sein. Original
E-Mail: [E-Mail Text ohne Namen einfügen]
Detaillierte E-Mail an Lieferanten mit Urgenz
Context: Du wendest dich mit einer dringenden Anfrage an einen Lieferanten bezüglich [Thema/Problem].
Dringliches Thema: [Konkrete Situation]
Zeitrahmen: [Benötigter Zeitrahmen, Deadline]
Konsequenzen: [Was passiert bei Verzögerung]
ToDo: Formuliere eine klare E-Mail, die die Dringlichkeit vermittelt, ohne die Geschäftsbeziehung zu belasten.
Avoid:
· Bedrohliche oder aggressive Tonalität
· Unrealistische Zeitvorgaben
· Fehlende Lösungsbereitschaft
· Schuldzuweisungen ohne Konstruktivität
Structure:
· Respektvolle aber bestimmte Anrede
· Klare Darstellung der dringlichen Situation
· Konkrete Zeitvorgaben und Erwartungen
· Konsequenzen transparent kommunizieren
· Angebot zur gemeinsamen Lösungsfindung
· Wertschätzung der Partnerschaft betonen
Key Points:
· Dringlichkeit: [Warum ist es eilig]
E-Mail mit Rückfragen
Context: Du hast eine E-Mail erhalten, die unklare Punkte enthält, und benötigst weitere Informationen zu [Thema].
Ursprüngliche E-Mail: [E-Mail in „“ einfügen]
Unklare Punkte: [Spezifische Fragen/Unklarheiten]
Zweck: [Warum werden die Informationen benötigt]
ToDo: Stelle höflich und strukturiert die notwendigen Rückfragen, um die fehlenden Informationen zu erhalten.
Avoid:
· Zu viele Fragen auf einmal
· Unstrukturierte oder verwirrende Fragenliste
· Ungeduld oder Kritik am ursprünglichen Sender
· Fehlende Begründung für die Rückfragen
Structure:
· Dank für die ursprüngliche E-Mail
· Kurze Erklärung, warum Rückfragen nötig sind
· Strukturierte und nummerierte Fragen
· Erklärung, wofür die Informationen benötigt werden
· Vorschlag für weitere Kommunikation
· Dank für die Unterstützung
Key Points:
Spezifische Punkte: [wichtige Elemente]
E-Mail intern
Erstelle eine interne E-Mail an das Team, um sie über einen Projektfortschritt zu informieren. Die Nachricht soll kollegial, klar und informativ formuliert sein.
Empfänger: [Spezifische Personen/Abteilung]
Thema: [Internes Anliegen/Projekt/Information]
Zweck: [Information/Koordination/Entscheidung]
Dringlichkeit: [Normal/Hoch/Niedrig]
English Version
AI Business Prompts: E-Mail Communication
Prompt Examples to Help You Craft Persuasive Emails for a Wide Range of Purposes
Note: Insert your content into the areas marked with square brackets and highlighted in red. Remove the brackets—they are only there to mark where content should be inserted.
Rewriting an Email
Rewrite the following email to make it more professional and customer-friendly without changing the content: [Insert original email text]
Replying to an Email
Write a reply addressing the following key points: [Point 1, 2, 3, 4] to this email: [Insert original email, without salutations or names]
Email Reply with Polite Rejection and Reasoning
Write a polite email reply rejecting a proposal. Clearly explain the reason for the rejection and, if possible, offer an alternative solution.
Follow-Up Email
Context: You’re sending a follow-up email to a [customer, supplier, partner, applicant, etc.] who hasn’t responded to your previous messages.
Last Contact: [Details of the last message]
Content: [Added value, new perspective]
ToDo: Write a professional and polite email that gently reminds them of your communication and offers help or clarification.
Avoid:
Blame or accusations
Pushy or aggressive follow-ups
Generic check-ins without added value
Structure:
Empathetic opening
Gentle reminder of previous communication
New perspective and value related to the topic
Offer of support
Open door for further communication
Key Points: Important: [Insert important elements]
Project Follow-Up Email
Context: You’re updating a client on the progress of their project and confirming next steps.
Project Details: [Insert current progress highlights]
ToDo: Write an email that provides a brief project update, reassures the client about progress, and outlines the next steps.
Avoid:
Overly technical details without explanation
Vague timelines
Lack of transparency regarding challenges
Structure:
Short greeting
Current project status
Achieved milestones
Planned next steps
Offer to answer questions
Key Points: Next Steps: [Insert planned actions]
Email Reply with "Polite Rejection"
Context: You need to politely reject a request or proposal and explain the reasons behind your decision.
Request/Proposal: [Details of the request to be rejected]
Reason for Rejection: [Specific explanation]
Relationship: [Business partner/client/colleague]
ToDo: Write a respectful rejection that clearly explains the reasoning and maintains the business relationship.
Avoid:
Harsh or rude tone
Vague or missing explanations
Complete rejection without alternatives
Language that damages the relationship
Structure:
Express gratitude for the request
Polite rejection
Transparent and understandable reasoning
Offer alternative solutions (if possible)
Emphasize appreciation of the relationship
Openness to future collaboration
Key Points: Alternatives: [Possible alternative solutions]
Short Email Asking for Patience
Write an email requesting a bit of patience as processing is still ongoing. The message should express understanding and sound professional.
Original Email: [Insert email text without names]
Detailed Email Asking for Patience
Context: You’re informing someone about a delay or asking for patience regarding a [project/delivery/processing].
Reason for Delay: [Specific reason]
New Timeframe: [Realistic estimate]
Recipient: [Customer/Partner/Colleague]
ToDo: Write a transparent email that explains the situation, requests understanding, and communicates the new timeline.
Avoid:
Excuses or blame
Unclear or unrealistic timelines
Lack of transparency about the reasons
Lack of apology or empathy
Structure:
Sincere apology
Transparent explanation of the situation
New realistic time estimate
Measures to minimize the impact
Offer for questions or updates
Gratitude for understanding
Key Points: Compensation: [Possible goodwill gesture]
Email to a Client
Context: You are a [Insert AI's role: salesperson, project manager, service representative, accountant, etc.] writing an email to an existing client.
Topic: [Specific issue/topic]
Main Message: [Main content of the email]
ToDo: Write a professional email that clearly communicates the issue and respectfully addresses the client.
Avoid:
Overly formal or distant language
Unclear messages or objectives
Missing calls to action
Long or overly complex sentences
Structure:
Personal salutation
Reference to the client relationship
Clear presentation of the issue
Highlight the benefit for the client
Concrete next steps
Professional closing
Key Points: Expected Result: [Desired reaction/response]
Short Urgent Email to a Supplier
Write an urgent email to a supplier, pointing out an overdue delivery. The message should be clear, factual, firm, yet polite.
Original Email: [Insert email text without names]
Detailed Urgent Email to a Supplier
Context: You’re reaching out to a supplier with an urgent request regarding [topic/problem].
Urgent Topic: [Specific situation]
Timeframe: [Required timeframe, deadline]
Consequences: [What happens if delayed]
ToDo: Write a clear email that conveys urgency without straining the business relationship.
Avoid:
Threatening or aggressive tone
Unrealistic time demands
Lack of willingness to find solutions
Blaming without constructiveness
Structure:
Respectful but firm salutation
Clear presentation of the urgent situation
Specific time expectations
Transparent communication of consequences
Offer to find a solution together
Emphasize appreciation of the partnership
Key Points: Urgency: [Why it is time-sensitive]
Email with Follow-Up Questions
Context: You’ve received an email that contains unclear points and need more information about [topic].
Original Email: [Insert email in “ ”]
Unclear Points: [Specific questions/unclear items]
Purpose: [Why the information is needed]
ToDo: Ask the necessary follow-up questions politely and in a structured way to get the missing information.
Avoid:
Too many questions at once
Unstructured or confusing list of questions
Impatience or criticism of the sender
Not explaining why the questions are necessary
Structure:
Thank the sender for the original email
Brief explanation of why follow-up is needed
Structured and numbered questions
Explanation of how the info will be used
Suggest further communication
Thanks for the support
Key Points: Specific Issues: [Important elements]
Internal Email
Write an internal email to the team to update them on project progress. The message should be collegial, clear, and informative.
Recipients: [Specific people/department]
Topic: [Internal issue/project/information]
Purpose: [Information/coordination/decision]
Urgency: [Normal/High/Low]