KI Business Prompts: E-Mail Kommunikation
- Livia Rainsberger
- vor 11 Stunden
- 4 Min. Lesezeit
Prompt-Beispiele die dabei helfen, überzeugende E-Mails für unterschiedlichste Zwecke zu formulieren.
Hinweis: Füge die Inhalte in die mit eckigen Klammern und rot markierten Bereiche ein. Entferne dabei die Klammern, sie dienen nur zur Markierung der auszufüllenden Bereiche.
E-Mail umformulieren
Formuliere folgende E-Mail um, damit sie professioneller und kundenfreundlicher wirkt, ohne den Inhalt zu verändern: [Ursprünglichen E-Mail-Text einfügen]
E-Mail beantworten
Verfasse eine Antwort mit folgenden Kernpunkten: [Punkt 1, 2, 3, 4 ] auf diese E-Mail [Original-Mail einfügen, ohne Anreden und Namen]
E-Mail-Antwort mit höflicher Ablehnung und Begründung
Schreibe eine höfliche E-Mail-Antwort, in der ein Vorschlag abgelehnt wird. Begründe die Ablehnung nachvollziehbar und biete wenn möglich eine alternative Lösung an.
E-Mail Nachfassen
Context:: Du sendest eine Nachfass-E-Mail an einen [Kunden, Lieferanten, Partner, Bewerber, etc.], der auf deine vorherigen Nachrichten nicht geantwortet hat.
Letzter Kontakt: [Details der letzten Nachricht]
Inhalte: [Mehrwert, neue Perspektive]
ToDo: Schreibe eine professionelle und höfliche E-Mail, die sanft an deine Kommunikation erinnert und Hilfe oder Klärung anbietet.
Avoid:
· Vorwürfe oder Schuldzuweisungen
· Zu aufdringliches Nachfassen
· Banales Follow-Ups ohne Nutzen
Structure:
· Verständnisvolle Eröffnung
· Sanfte Erinnerung an vorherige Kommunikation
· Eine neue Perspektive und einen Nutzen in Bezug auf das Thema bieten
· Angebot von Unterstützung
· Offene Tür für Kommunikation
Key Points:
Wichtig: [Wichtige Elemente einfügen]
E-Mail Follow-Up Projekt
Context:: Du informierst einen Kunden über den Fortschritt seines Projekts und bestätigst die nächsten Schritte.
Projekt-Details: [Füge aktuelle Fortschritts-Highlights ein]
ToDo: Schreibe eine E-Mail, die ein kurzes Projekt-Update liefert, den Kunden über den Fortschritt beruhigt und die nächsten Schritte umreißt.
Avoid:
· Zu technische Details ohne Erklärung
· Unklare Zeitangaben
· Fehlende Transparenz bei Herausforderungen
Structure:
· Kurze Begrüßung
· Aktueller Projektstand
· Erreichte Meilensteine
· Geplante nächste Schritte
· Angebot für Rückfragen
Key Points:
Nächste Schritte: [Füge geplante Maßnahmen ein]
E-Mail Antwort mit "höflich ablehnen und begründen"
Context:: Du musst eine Anfrage oder einen Vorschlag höflich ablehnen und die Gründe dafür erläutern.
Anfrage/Vorschlag: [Details der abzulehnenden Anfrage]
Grund der Ablehnung: [Konkrete Begründung]
Beziehung: [Geschäftspartner/Kunde/Kollege]
ToDo: Formuliere eine höfliche Ablehnung, die respektvoll ist, die Gründe transparent macht und die Geschäftsbeziehung bewahrt.
Avoid:
· Schroffheit oder Unhöflichkeit
· Unklare oder fehlende Begründungen
· Völlige Abweisung ohne Alternativen
· Beschädigende Formulierungen für die Beziehung
Structure:
· Dankbarkeit für die Anfrage ausdrücken
· Höfliche Ablehnung
· Transparente und nachvollziehbare Begründung
· Alternative Lösungen anbieten (falls möglich)
· Wertschätzung der Beziehung betonen
· Offenheit für zukünftige Zusammenarbeit
Key Points:
· Alternativen: [Mögliche alternative Lösungen]
Kurze E-Mail mit 'bitte gedulden'
Schreibe eine E-Mail, in der um etwas Geduld gebeten wird, weil die Bearbeitung noch andauert. Die Nachricht soll Verständnis zeigen und professionell klingen. Original E-Mail:
[E-Mail Text ohne Namen einfügen]
Detaillierte E-Mail mit "bitte gedulden"
Context:: Du informierst über eine Verzögerung oder bittest um Geduld bei [Projekt/Lieferung/Bearbeitung].
Grund der Verzögerung: [Konkrete Begründung]
Neuer Zeitrahmen: [Realistische Einschätzung]
Empfänger: [Kunde/Partner/Kollege]
ToDo: Verfasse eine transparente E-Mail, die um Verständnis bittet, die Situation erklärt und neue Termine kommuniziert.
Avoid:
· Ausreden oder Schuldzuweisungen
· Unklare oder unrealistische Zeitangaben
· Fehlende Transparenz über die Gründe
· Mangelnde Entschuldigung oder Empathie
Structure:
· Aufrichtige Entschuldigung
· Transparente Erklärung der Situation
· Neue realistische Zeitschätzung
· Maßnahmen zur Schadensbegrenzung
· Angebot für Rückfragen oder Updates
· Dankbarkeit für das Verständnis
Key Points:
· Kompensation: [Mögliche Wiedergutmachung]
E-Mail an Kunden schreiben
Context:: Du bist ein [Rolle der KI einsetzen: Verkäufer, Projektmanager, Service Mitarbeiter, Buchhalter, etc.] und schreibst eine E-Mail an einen bestehenden Kunden.
Thema: [Konkretes Anliegen/Thema]
Hauptbotschaft: [Kerninhalt der E-Mail]
ToDo: Verfasse eine professionelle E-Mail, die das Anliegen klar kommuniziert und den Kunden respektvoll anspricht.
Avoid:
· Zu formelle oder distanzierte Sprache
· Unklare Botschaften oder Ziele
· Fehlende Handlungsaufforderungen
· Zu lange oder verschachtelte Sätze
Structure:
· Persönliche Anrede
· Bezug zur Kundenbeziehung
· Klare Darstellung des Anliegens
· Nutzen für den Kunden hervorheben
· Konkrete nächste Schritte
· Professioneller Abschluss
Key Points:
Erwartetes Ergebnis: [Gewünschte Reaktion/Antwort]
Kurze E-Mail an Lieferanten mit Urgenz
Formuliere eine dringende E-Mail an einen Lieferanten, in der auf eine überfällige Lieferung hingewiesen wird. Die Nachricht soll klar, sachlich und bestimmt, aber höflich sein. Original
E-Mail:[E-Mail Text ohne Namen einfügen]
Detaillierte E-Mail an Lieferanten mit Urgenz
Context:: Du wendest dich mit einer dringenden Anfrage an einen Lieferanten bezüglich [Thema/Problem].
Dringliches Thema: [Konkrete Situation]
Zeitrahmen: [Benötigter Zeitrahmen, Deadline]
Konsequenzen: [Was passiert bei Verzögerung]
ToDo: Formuliere eine klare E-Mail, die die Dringlichkeit vermittelt, ohne die Geschäftsbeziehung zu belasten.
Avoid:
· Bedrohliche oder aggressive Tonalität
· Unrealistische Zeitvorgaben
· Fehlende Lösungsbereitschaft
· Schuldzuweisungen ohne Konstruktivität
Structure:
· Respektvolle aber bestimmte Anrede
· Klare Darstellung der dringlichen Situation
· Konkrete Zeitvorgaben und Erwartungen
· Konsequenzen transparent kommunizieren
· Angebot zur gemeinsamen Lösungsfindung
· Wertschätzung der Partnerschaft betonen
Key Points:
· Dringlichkeit: [Warum ist es eilig]
E-Mail mit Rückfragen
Context:: Du hast eine E-Mail erhalten, die unklare Punkte enthält, und benötigst weitere Informationen zu [Thema].
Ursprüngliche E-Mail: [E-Mail in „“ einfügen]
Unklare Punkte: [Spezifische Fragen/Unklarheiten]
Zweck: [Warum werden die Informationen benötigt]
ToDo: Stelle höflich und strukturiert die notwendigen Rückfragen, um die fehlenden Informationen zu erhalten.
Avoid:
· Zu viele Fragen auf einmal
· Unstrukturierte oder verwirrende Fragenliste
· Ungeduld oder Kritik am ursprünglichen Sender
· Fehlende Begründung für die Rückfragen
Structure:
· Dank für die ursprüngliche E-Mail
· Kurze Erklärung, warum Rückfragen nötig sind
· Strukturierte und nummerierte Fragen
· Erklärung, wofür die Informationen benötigt werden
· Vorschlag für weitere Kommunikation
· Dank für die Unterstützung
Key Points:
Spezifische Punkte: [wichtige Elemente]
E-Mail intern
Erstelle eine interne E-Mail an das Team, um sie über einen Projektfortschritt zu informieren. Die Nachricht soll kollegial, klar und informativ formuliert sein.
Empfänger: [Spezifische Personen/Abteilung]
Thema: [Internes Anliegen/Projekt/Information]
Zweck: [Information/Koordination/Entscheidung]
Dringlichkeit: [Normal/Hoch/Niedrig]