Wie sie mit smarten Fragestellungen Ihr Vertriebsteam führen, steuern und motivieren
Die Aufgabe einer Vertriebsführungskraft besteht selbstverständlich darin, dem Vertriebsteam zum Erfolg zu verhelfen. Sie müssen die richtigen Bedingungen schaffen, um den Mitarbeitern zu ermöglichen, ihren Job erfolgreich zu meistern sowie auch die notwendige Unterstützung dafür zu bieten.
Dazu müssen die Vertriebsleiter verstehen, womit die Mitarbeiter täglich zu tun haben, wofür sie ihre Zeit aufwenden, was sie beschäftigt und auch wie die Moral im Team ist.
Abgesehen davon ist das Vertriebsteam die beste Informationsquelle über die aktuellen Entwicklungen im Markt, bei den Kunden und den Wettbewerbern. Denn sie sind täglich „da draußen" im direkten Kontakt mit den Marktbeteiligten und das systematische Einholen dieser Informationen birgt viel Potenzial für die Steigerung der Vertriebsorganisation.
Die richtigen Fragen zu stellen, hat ebenso viel mit der Steigerung der Verkaufsleistung wie auch mit der Motivation im Team zu tun
Um sich Zugang zu solchen wichtigen Information zu verschaffen, und wertvolle Erkenntnisse zur Verbesserung der Vertriebsleistung zu erhalten, müssen Vertriebsführungskräfte die richtigen Fragen stellen. Denn smarte Fragen bringen aufschlussreiche Erkenntnisse, die für Ihre Führungsaufgabe wichtig sind.
Außerdem zeigen Sie Ihrem Team damit, dass Sie ihre Meinung ernst nehmen und ihnen helfen wollen. Und wenn sie sehen, dass Sie sich mit Ihrem Feedback auch ernsthaft beschäftigen, wird sich nicht nur die Leistung der Organisation verbessern, sondern auch die die Motivation im Team und auch Ihre Wahrnehmung als Manager.
Denn wenn Sie schnell handeln und dem Urheber einer Idee Anerkennung bieten - sind es klare Signale dafür, dass eine gute Führungskraft das Sagen hat.
Gute Fragen führen nicht nur zu guten Antworten, sie helfen den Mitarbeitern über die richtigen Dinge nachzudenken.
Wenn Sie wissen wollen, was in Ihrem Unternehmen wirklich vor sich geht, sollten Sie die richtigen Fragen stellen. Anstatt einfach nur typische Fragen zur „Berichterstattung“, wie in der Regel in den Kick-Offs, Vertriebsmeetings oder Mitarbeitergesprächen gestellt werden, wollen wir Fragen stellen, die es uns ermöglichen, den Zusammenhang zwischen unterschiedlichen Erfolgsfaktoren zu erkennen, sowie auch die Ursachen für eine schlechte Vertriebsperformance.
Es ist eine Kunst, aus Antworten die Ursachen für die Probleme finden. Denn nicht immer können Mitarbeiter von sich aus ihr Wissen weitergeben. Oft schlummert es irgendwo in ihren Köpfen und muss gezielt „extrahiert“ werden.
Zudem werden die Mitarbeiter dazu angeregt, über die „richtigen“ Dinge nachzudenken, womit Sie durch die Fragestellung allein die Aufmerksamkeit des Teams auf die wichtigen Themen lenken und dadurch die Leistung indirekt verbessern.
Einmal Fragen reicht nicht aus. Eine durchdachte Systematik ist notwendig.
Um wirklich gute Erkenntnisse zu generieren bedarf es einer systematischen Vorgehensweise, denn:
Je öfters Sie Fragen, desto besser werden die Antworten. Es wird zur Gewohnheit und die Menschen werden in ihrer täglichen Arbeit bewusst oder unbewusst auf diese Fragestellungen achten und Ihnen mit der Zeit „bessere“ Antworten bieten.
Die Antworten werden sich unweigerlich ändern, weil die Situation sich ändert und so können Sie Entwicklungen, Trends und Anomalien schnell erkennen.
Wenn Ihr Team an Erfahrung und Selbstvertrauen gewinnt und sieht, dass Sie es „ernst meinen“, wird es bessere und innovative Ideen entwickeln.
Die Methodik ist ebenso wichtig wie die Systematik.
Sie können gewisse Fragen individuell stellen, und andere an das gesamte Team. Dadurch werden Sie Ähnlichkeiten und systemische Fehler besser entdecken können sowie auch die individuellen Herausforderungen einzelner Mitarbeiter.
Workshops eignen sich dafür besonders, denn hier können Sie die Mitarbeiter zuerst selbst reflektieren lassen, beispielsweise wenn sie die individuellen Antworten auf Post-Ist schreiben und danach im Team clustern und diskutieren, womit sie weitere wichtige Erkenntnisse gewinnen. Eine externe – neutrale - Moderation kann ebenfalls sinnvoll sein.
Zudem können Sie eine anonyme Vertriebsumfrage konzipieren, und sie in regelmäßigen Abständen durchführen. Mit Tools wie SurveyMonkey oder SurveyAnyplace lassen sich solche Umfragen schnell und unkompliziert gestalten und durchführen. Damit fällt vielleicht die Hürde, Ihnen die Meinung „ins Gesicht“ zu sagen und je öfters sie die Umfrage durchführen, desto besser werden Ihre Erkenntnisse daraus.
Es gibt kein Patentrezept, um das Vertriebsteam zum Erfolg zu führen.
Deshalb müssen Sie sorgfältig darüber nachdenken, wie Sie einen individuellen Ansatz entwickeln. Letztendlich wird eine spezifische Mischung aus Fragenintelligenz, Systematik und Methodik, die die Besonderheiten Ihres Geschäft widerspiegelt, der beste Weg für Ihre Vertriebsorganisation sein.
Jedoch sollten gewisse Bereiche immer abgefragt werden - wie etwa diese 10 Kategorien. Darin finden Sie jeweils 5 Fragenbeispiele, die Sie bei der Konzeption Ihres Fragensystems unterstützen sollen.
I. MARKT
Wenn die Organisation sich nicht mit dem Markt beschäftigt, werden Entwicklungen, ob positive oder negative, vielleicht übersehen oder zu spät erkannt. Wenn Sie regelmäßig die Menschen „an der Front“ über die Veränderungen im Markt befragen, werden Sie frühzeitig die Potenziale und die Gefahren erkennen können.
Was ist die größte Sorge aktuell in unserem Markt?
Was ist die größte Entwicklung (Trend), über die alle reden?
Welche größte Veränderung hat der Markt in den letzten Monaten (Jahren) erlebt?
Welche Potenziale sehen Sie im Markt?
Wie wird sich der Markt Ihrer Meinung nach entwickeln?
II. KUNDEN
Was könnte denn wichtiger sein, als Wissen über Kunden und ihre Herausforderungen aufzubauen bzw. zu verstehen, welche Kunden am besten von den Leistungen des Unternehmens profitieren.
Mit welchen Herausforderungen haben unsere Kunden aktuell zu kämpfen?
Nennen Sie 3 typische Fragen, die Kunden immer wieder stellen.
Was brauchen Kunden? Warum kaufen Kunden bei uns?
Welche Gemeinsamkeiten haben Ihre besten Projekte / Kunden?
Welche sind Ihre Lieblingskunden? Warum?
III. WETTBEWERB
Eine der wichtigsten Aufgaben einer Vertriebsführungskraft ist es, sich über die Konkurrenz auf dem Laufenden zu halten. Ihre Vertriebsmitarbeiter sind täglich mit der Konkurrenz konfrontiert und können am besten Aufschluss über ihre Performance geben.
Gegen wen verlieren Sie Aufträge und warum?
Was war der Grund (Erklärung des Kunden) warum sie sich gegen uns entschieden haben?
Welche untypischen (neuen) Angebote (Wettbewerber, Produkte, Dienstleistungen) sehen Sie im Markt?
Was kann der Wettbewerb besser?
Was können wir besser?
IV. UNTERNEHMEN
Die Meinung der Mitarbeiter sowie auch der externen Partner über das Unternehmen lässt Sie erkennen, ob das Unternehmen so wahrgenommen wird, wie es sich wünscht. Insbesondere die Antworten auf die letzte Frage wird Ihnen eine neue interessante Perspektive einbringen.
Was ist das schönste, das jemand (Kunde, Partner, Lieferant) über unser Unternehmen gesagt hat?
Was ist das schlimmste, das jemand (Kunde, Partner, Lieferant) über unser Unternehmen gesagt hat?
Was sollte unser Unternehmen Ihrer Meinung nach tun, tut es aber noch nicht?
Welch eine Sache von Ihrem früheren Arbeitgeber vermissen Sie bei uns am meisten?
Wenn unser Unternehmen ein Tier wäre? Welches wäre es?
V. LEISTUNGSPORTFOLIO
Mit diesen Fragen haben Sie die Möglichkeit, aus der Kundenperspektive Ihr Leistungsportfolio zu betrachten. Produkte, die sich leicht verkaufen, deuten auf den größten Mehrwert / Kundennutzen hin und umgekehrt. So können Sie Ihr Angebot kundenorientiert anpassen.
Was verkaufen Sie am liebsten? Warum?
Welche Produkte würden Sie am liebsten gar nicht angreifen? Warum?
Wie unterscheiden sich die Erwartungen unsere Kunden von unserem Portfolio?
Haben Kunden schon mal Wünsche (Verbesserungen, Funktionalitäten, Erweiterungen) an unsere Produkte geäußert? Welche?
Welches eine Produkt (Dienstleistung) mögen unsere Kunden am liebsten?
VI. PROZESSE
Wenn Sie Feedback zur Verbesserung der interne Prozesse erhalten, werden Sie ein besseres Vertriebssystem entwickeln können.
Wenn Sie die Wahl hätten, welchen einen internen Prozess würden Sie ändern/eliminieren? Warum?
Worüber beschweren sich Kunden?
Welche eine Ihrer Aufgabe im Job betrachten Sie als sinnlos?
Welcher Fehler passiert in unserer Organisation immer wieder?
Auf welche Werkzeuge (Tools, Systeme) könnten Sie nicht verzichten?
VII. SUPPORT
Mit solchen offenen Fragen lassen sich chronische Probleme innerhalb der Vertriebsorganisation und auch in der Interaktion mit anderen Abteilungen schnell identifizieren sowie auch wichtige Probleme aufdecken. Die Antworten werden Ihnen zeigen, welche Unterstützung Ihre Vertriebsmitarbeiter wirklich benötigen.
Nach welchen Informationen suchen Sie besonders häufig? Und warum? Welche Informationen fehlen Ihnen? Welche Informationen wünschten Sie, sie hätten sie?
Welche Vertriebsunterlagen nutzen Sie am häufigsten? Welche gar nicht?
Welche Werkzeuge / Systeme nutzen Sie kaum? Auf welche Werkzeuge könnten Sie verzichten? Auf welche nicht?
Mit welchen Abteilungen interagieren Sie am häufigsten? Mit welchen Abteilungen sind die Interkationen am produktivsten? Mit welchen nicht?
Über welche Medien kommunizieren Sie am häufigsten? Mit Kunden? Mit Kollegen?
VIII. EFFIZIENZ
Sie wollen wissen, womit Ihre Mitarbeiter Ihre Zeit verbringen. Die Antworten auf diese Fragen können betriebliche Probleme aufzeigen, wie etwa ein langwieriges Verfahren in der Kundenanlage oder in der Auftragsabwicklung in Ihrem Unternehmen. Ziel ist es hier, die Tätigkeiten zu identifizieren, die Ihr Team davon abhalten, sich mit Kunden zu beschäftigen.
Womit verbringen Sie die meiste Zeit?
Für welche Tätigkeit fehlt Ihnen oft die Zeit? Welche Tätigkeiten bleiben liegen?
Welche Tätigkeit (Aufgabe) nervt Sie am meisten?
Was bremst Sie in Ihrem Alltag am stärksten?
Was würde Ihren Job erleichtern?
IX. HERAUSFORDERUNGEN
Es ist überaus wichtig für Vertriebsführungskräfte zu wissen, womit ihre Mitarbeiter kämpfen. Diese Fragen geben Ihnen die Möglichkeit, individuelle und auch übergreifende Herausforderungen zu identifizieren und Maßnahmen zu entwickeln, um Mitarbeiter bei ihrer Bewältigung zu unterstützen bzw. ihre Ursachen zu eliminieren.
Was ist Ihre größte Herausforderung in der Neukundengewinnung?
Was ist Ihre größte Herausforderung im Kundenmanagement?
Mit welchen Einwänden seitens der Kunden werden Sie konfrontiert?
Welch war die größte Herausforderung, die Sie meistern konnten?
Welche Herausforderung konnten Sie nicht meistern? Was hat Sie daran gehindert?
X. MOTIVATION
Eine schlechte Arbeitsmoral und niedrige Motivation im Vertriebsteams sind Umsatzkiller, und eine Führungskraft sollte die Ursachen dafür aufdecken und beheben.
Was beschäftigt Sie? Worüber denken Sie auch abends nach? Was lässt Sie nicht schlafen?
Was läuft gut / schlecht? Wenn Sie an meiner Stelle wären, was würden Sie anders tun?
Was macht es Ihnen schwer, Ihren Job zu tun? Was macht es Ihnen leicht, Ihren Job zu tun?
Wo erhalten Sie die größte Unterstützung? Aus welcher Richtung kommt der größte Gegenwind? Wo wünschen Sie sich noch Unterstützung?
Was motiviert/demotiviert Sie?
Lesetipp: 100 wirksame Fragen im Vertrieb - Fragen, worauf es wirklich ankommt: wie Sie das wirklich Wichtige im Kundengespräch erfahren.
