KI HR Prompts: Personalverrechnung
Prompt-Beispiele die dabei helfen, Abrechnungen verständlich zu erklären, Fehler früh zu erkennen und Personalkosten sauber zu planen.
Hinweis: Fügen Sie die Inhalte in die mit eckigen Klammern und rot markierten Bereiche ein. Entfernen Sie dabei die Klammern, sie dienen nur zur Markierung der auszufüllenden Bereiche.
Datenschutz: Geben Sie Lohn- und Gehaltsdaten nur anonymisiert und ausschließlich in von Ihrem Unternehmen freigegebene KI-Tools ein.
Gehaltsabrechnung verständlich erklären
Hier ist eine anonymisierte Gehaltsabrechnung: [Abrechnung ohne Name, Personalnummer und Sozialversicherungsnummer einfügen]. Erkläre jede Position in einfacher Sprache so, dass ein neuer Mitarbeiter ohne Vorkenntnisse versteht, wie er vom Brutto zum Netto kommt. Gliedere nach Bezügen, Sozialversicherung, Lohnsteuer und sonstigen Abzügen. Kennzeichne Positionen, die du nicht eindeutig zuordnen kannst, statt sie zu erraten.
Kollektivvertragliche Einstufung prüfen
Context: Ein Mitarbeiter wird als [Position] in [Abteilung] eingestellt. Anwendbarer Kollektivvertrag: [z.B. KV Handel / KV Metallindustrie / IT-KV]. Aufgaben laut Stellenbeschreibung: [einfügen]. Anrechenbare Vordienstzeiten: [einfügen]. Relevante Auszüge aus dem Kollektivvertrag: [Verwendungsgruppen und Gehaltstabelle einfügen].
ToDo: Prüfe auf Basis der eingefügten KV-Auszüge, welche Einstufung infrage kommt, und begründe sie nachvollziehbar.
Avoid:
Einstufungen ohne Bezug auf die eingefügten KV-Texte
Gehaltswerte, die nicht in den Unterlagen stehen
Eine eindeutige Empfehlung, wenn die Zuordnung strittig ist
Structure:
Passende Verwendungs- bzw. Beschäftigungsgruppe mit Begründung
Alternative Einstufung und Abgrenzung
Berücksichtigung der Vordienstzeiten
Kollektivvertragliches Mindestgehalt laut Tabelle
Offene Punkte zur Klärung mit Betriebsrat, Steuerberater oder Arbeitsrechtsexperten
Key points:
Jede Aussage mit der Fundstelle im Kollektivvertrag belegen
Unklarheiten offen ausweisen
Abweichungen zwischen zwei Abrechnungsmonaten finden
Hier sind zwei anonymisierte Exporte unserer Lohnkonten für [Monat 1] und [Monat 2]: [Dateien anhängen]. Vergleiche die beiden Monate pro Mitarbeiter-ID und liste alle Abweichungen im Brutto- oder Nettobezug über [z.B. 5 %] auf. Nenne zu jeder Abweichung die wahrscheinliche Ursache (z.B. Überstunden, Sonderzahlung, Krankenstand, Ein- oder Austritt) und markiere die Fälle, die wir manuell prüfen sollten.
Checkliste für den Monatsabschluss
Erstelle eine Checkliste für den monatlichen Abschluss in der Personalverrechnung eines Unternehmens mit [Anzahl] Mitarbeitern und [Anzahl] Kollektivverträgen. Gliedere sie nach: vor der Abrechnung (Stammdaten, Zeiten, Abwesenheiten, Ein- und Austritte), Abrechnung und Kontrolle, Meldungen und Zahlungen, Nachbereitung. Ergänze zu jedem Punkt, wer zuständig ist [z.B. Personalverrechnung, Führungskraft, Buchhaltung]. Als abhakbare Liste.
Personalkostenplanung für das Budget
Context: Wir erstellen das Personalbudget für [Jahr]. Aktueller Personalstand: [Anzahl, Aufteilung nach Abteilungen]. Geplante Veränderungen: [z.B. 3 Neueinstellungen im Vertrieb ab Q2, 1 Pensionierung]. Erwartete KV-Erhöhung: [Prozent oder „noch offen“]. Datenbasis: [anonymisierter Export der Bruttogehälter pro Mitarbeiter-ID].
Logic path:
Ermittle die aktuellen Personalkosten je Abteilung
Berücksichtige Sonderzahlungen, Lohnnebenkosten und Dienstgeberanteile mit den von mir eingefügten Sätzen
Rechne geplante Ein- und Austritte zeitanteilig ein
Simuliere die KV-Erhöhung in drei Varianten
Fasse das Ergebnis je Monat und je Abteilung zusammen
Example: Eine Neueinstellung ab 1. April verursacht im Budgetjahr nicht die vollen Jahreskosten, sondern die anteiligen Monatsbezüge plus anteilige Sonderzahlungen und Lohnnebenkosten.
Act like: Agiere als erfahrener Personal-Controller mit Praxis in der österreichischen Personalverrechnung.
Resources: Nutze den Gehaltsexport [anhängen], die Planung der Ein- und Austritte [einfügen] sowie die aktuellen Beitragssätze und Lohnnebenkosten [aus der Lohnverrechnungssoftware oder vom Steuerberater einfügen].
ToDo: Erstelle eine nachvollziehbare Personalkostenplanung, die ich der Geschäftsführung vorlegen kann.
Avoid:
Beitragssätze oder Grenzwerte aus dem Gedächtnis – nur die eingefügten Werte verwenden
Vergessene Sonderzahlungen
Annahmen, die nicht offen ausgewiesen werden
Scheinbare Genauigkeit bei offenen Faktoren
Structure:
Annahmen (tabellarisch)
Personalkosten Ist und Plan je Abteilung
Monatsverteilung (inkl. Sonderzahlungsmonate)
Szenarien der KV-Erhöhung (niedrig / mittel / hoch)
Risiken und offene Punkte
Executive Summary für die Geschäftsführung
Key points:
Alle Berechnungen nachvollziehbar, bei Ausgabe als Excel mit Formeln statt fixen Werten
Format: [Excel-Tabelle / Präsentationsfolie]
Mitarbeiterinformation zu einem Abrechnungsthema
Schreibe eine kurze, verständliche Information an alle Mitarbeiter zum Thema [z.B. Auszahlung des Weihnachtsgeldes / neue Zeiterfassung / Arbeitnehmerveranlagung / Änderungen beim Pendlerpauschale]. Grundlage sind diese Fakten: [Fakten einfügen]. Erkläre, was sich für die Mitarbeiter konkret ändert, was sie bis wann tun müssen und an wen sie sich bei Fragen wenden. Triff keine Aussagen, die über die eingefügten Fakten hinausgehen. Maximal 250 Wörter.
Ein- und Austrittsprozess an den Schnittstellen
Context: Bei Ein- und Austritten kommt es bei uns regelmäßig zu Problemen: [z.B. Unterlagen fehlen bei Arbeitsantritt, Zeiten werden verspätet gemeldet, offener Urlaub wird bei Austritt falsch abgerechnet]. Beteiligt sind [z.B. HR, Führungskräfte, Personalverrechnung, IT, externer Steuerberater]. Aktueller Ablauf: [beschreiben].
Logic path:
Bilde den aktuellen Ablauf mit allen Übergaben ab
Identifiziere Fehlerquellen und Zeitverluste
Ordne jeder Aufgabe einen klaren Verantwortlichen und eine Frist zu
Definiere, welche Daten und Unterlagen wann vorliegen müssen
Entwickle Checklisten und Vorlagen für die Beteiligten
Example: Die Anmeldung zur Sozialversicherung muss vor Arbeitsantritt erfolgen – die Personalverrechnung braucht die vollständigen Daten daher spätestens [Anzahl] Tage vor dem ersten Arbeitstag.
Act like: Handle als Prozessberater mit Erfahrung in HR-Organisation und österreichischer Personalverrechnung.
Resources: Nutze unseren aktuellen Ablauf [einfügen], bestehende Formulare [einfügen] und eine Liste der typischen Fehler der letzten 12 Monate [einfügen].
ToDo: Entwirf einen schlanken Ein- und Austrittsprozess, der Fehler in der Abrechnung vermeidet und für alle Beteiligten klar ist.
Avoid:
Neue Formulare ohne echte Notwendigkeit
Unklare Zuständigkeiten an den Schnittstellen
Rechtliche Fristen ohne Hinweis, dass sie zu prüfen sind
Prozesse, die nur in der Theorie funktionieren
Structure:
Prozessübersicht Eintritt (Schritt, Verantwortlicher, Frist)
Prozessübersicht Austritt (Schritt, Verantwortlicher, Frist)
Datencheckliste für die Personalverrechnung
Typische Fehler und wie der neue Prozess sie verhindert
Kommunikationsvorlagen für Führungskräfte
Key points:
Austritt: offener Urlaub (Urlaubsersatzleistung), Zeitguthaben, offene Vorschüsse und Rückgabe von Arbeitsmitteln berücksichtigen
Alle Fristen als „zu prüfen“ kennzeichnen
Format: [Tabelle / Prozessdiagramm]
Überstunden und Zeitausgleich auswerten
Hier ist ein anonymisierter Export unserer Zeiterfassung für [Zeitraum]: [Datei anhängen]. Werte pro Abteilung aus, wie viele Überstunden angefallen sind, wie viele davon ausbezahlt oder in Zeitausgleich umgewandelt wurden und wie sich die Zeitguthaben entwickeln. Markiere Abteilungen mit auffällig hohen Guthaben und erstelle eine Grafik, die die Entwicklung über die Monate zeigt.
Gesetzesänderungen für die Praxis zusammenfassen
Hier ist der Text einer offiziellen Information zu Änderungen in der Personalverrechnung ab [Datum]: [Text von BMF, ÖGK, WKO oder Steuerberater einfügen]. Fasse die Änderungen in einer Tabelle zusammen: Was ändert sich, ab wann, wen betrifft es, und was müssen wir in Abrechnung, Stammdaten oder Kommunikation tun? Verwende ausschließlich den eingefügten Text und kennzeichne Punkte, die unklar bleiben.