KI HR Prompts: Onboarding und Personalentwicklung
Prompt-Beispiele die dabei helfen, neue Mitarbeiter strukturiert einzuarbeiten, Kompetenzen gezielt zu entwickeln und Weiterbildung wirksam zu planen.
Hinweis: Fügen Sie die Inhalte in die mit eckigen Klammern und rot markierten Bereiche ein. Entfernen Sie dabei die Klammern, sie dienen nur zur Markierung der auszufüllenden Bereiche.
Datenschutz: Geben Sie Mitarbeiterdaten nur ausschließlich in von Ihrem Unternehmen freigegebene KI-Tools ein.
Willkommensnachricht vor dem ersten Arbeitstag
Schreibe eine persönliche Willkommensnachricht an [Vorname], der am [Datum] als [Position] im Team [Teamname] startet. Enthalten sein sollen: Ablauf des ersten Tages [Uhrzeit, Ort, Ansprechpartner], was er mitbringen soll, wer sein Buddy ist, und ein persönlicher Satz der Führungskraft. Ton: [herzlich / professionell], Länge: max. 200 Wörter.
90-Tage-Onboarding-Plan
Context: Ein neuer Mitarbeiter startet am [Datum] als [Position] in [Abteilung] unseres Unternehmens [Branche, Größe]. Er bringt [z.B. Branchenerfahrung / Quereinstieg aus einer anderen Branche] mit. Bisher läuft unser Onboarding so: [z.B. Einschulung durch Kollegen nach Verfügbarkeit, kein fixer Plan].
Logic path:
Definiere messbare Ziele für Tag 30, 60 und 90
Leite ab, welches Wissen, welche Kontakte und welche Tools dafür nötig sind
Plane Lern- und Praxisaufgaben je Phase
Lege Verantwortliche für jeden Schritt fest
Plane Feedbackgespräche und Erfolgskriterien
Example: Für einen Außendienstmitarbeiter: Tag 30 – kann alle Kernprodukte erklären und hat 10 Kundentermine begleitet. Tag 60 – führt erste eigene Termine mit Bestandskunden. Tag 90 – betreut sein Gebiet eigenständig und hat eine eigene Pipeline aufgebaut.
Act like: Handle als erfahrener Personalentwickler mit Schwerpunkt Onboarding, der weiß, dass die ersten Wochen darüber entscheiden, ob jemand bleibt.
Resources: Nutze die Stellenbeschreibung [einfügen], das Organigramm [einfügen], vorhandene Einschulungsunterlagen [einfügen] und Feedback aus bisherigen Onboardings [falls vorhanden].
ToDo: Erstelle einen 90-Tage-Plan, der den neuen Mitarbeiter schnell wirksam macht und von Anfang an Bindung aufbaut.
Avoid:
Informationsflut in der ersten Woche
Onboarding als reine Schulungsliste ohne Praxisaufgaben
Unklare Zuständigkeiten („irgendwer zeigt ihm das“)
Fehlende Feedbackschleifen
Structure:
Preboarding (zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag)
Woche 1, Tag für Tag
Phase bis Tag 30
Phase bis Tag 60
Phase bis Tag 90
Feedbackgespräche mit Leitfragen
Erfolgskriterien für das Ende der Probezeit
Key points:
Fachliche, soziale und kulturelle Integration gleichwertig berücksichtigen
Format: Tabelle mit Woche, Aufgabe, Verantwortlicher, Ergebnis
Remote-Anteil: [z.B. 2 Tage pro Woche]
Onboarding-Checkliste für Führungskräfte
Erstelle eine Checkliste für Führungskräfte, die einen neuen Mitarbeiter in [Abteilung] aufnehmen. Gliedere sie nach: vor dem Start, erster Tag, erste Woche, erster Monat. Berücksichtige Organisatorisches (Arbeitsplatz, Zugänge, Hardware), Fachliches und Soziales (Team, Buddy, informelle Kontakte). Maximal 25 Punkte, als abhakbare Liste.
FAQ für neue Mitarbeiter aus internen Unterlagen
Hier sind unsere internen Unterlagen: [z.B. Mitarbeiterhandbuch, Betriebsvereinbarungen, Reiserichtlinie anhängen]. Erstelle daraus eine FAQ mit den 20 Fragen, die neue Mitarbeiter in den ersten Wochen am häufigsten stellen – mit kurzen, verständlichen Antworten und einem Verweis auf die jeweilige Quelle. Markiere, wo die Unterlagen widersprüchlich oder unvollständig sind.
Kompetenzmodell für eine Rolle entwickeln
Context: Wir wollen für die Rolle [z.B. Key Account Manager] ein Kompetenzmodell aufbauen, das wir in Personalauswahl, Mitarbeitergesprächen und Entwicklungsplanung einsetzen. Aktuell bewerten Führungskräfte nach [z.B. Bauchgefühl / einem veralteten Bewertungsbogen]. Strategisch wichtig sind für uns in den nächsten Jahren [z.B. Beratungskompetenz, Umgang mit KI-Tools, Projektgeschäft].
Logic path:
Sammle erfolgskritische Situationen der Rolle
Leite daraus fachliche, methodische, soziale und persönliche Kompetenzen ab
Beschreibe je Kompetenz 4 Ausprägungsstufen
Formuliere beobachtbare Verhaltensindikatoren pro Stufe
Verknüpfe jede Kompetenz mit passenden Entwicklungsmaßnahmen
Example: Kompetenz „Kundenbedarf erkennen“ – Stufe 1: stellt Standardfragen nach Leitfaden. Stufe 4: erkennt unausgesprochene Bedürfnisse und entwickelt gemeinsam mit dem Kunden neue Lösungsansätze.
Act like: Agiere als Organisationspsychologe mit langjähriger Erfahrung im Kompetenzmanagement mittelständischer Unternehmen.
Resources: Nutze Stellenbeschreibungen [einfügen], unsere Unternehmensstrategie [Kernaussagen einfügen], Notizen aus Gesprächen mit Top-Performern [einfügen] und bestehende Bewertungsbögen [falls vorhanden].
ToDo: Entwickle ein praxistaugliches Kompetenzmodell, das Führungskräfte ohne HR-Hintergrund verstehen und anwenden können.
Avoid:
Mehr als 8 Kompetenzen
Abstrakte Begriffe wie „Teamfähigkeit“ ohne Verhaltensbeschreibung
Überschneidungen zwischen Kompetenzen
Ein Modell, das nur für HR verständlich ist
Structure:
Übersicht der Kompetenzen mit Kurzdefinition
Kompetenzmatrix mit 4 Stufen
Verhaltensindikatoren je Stufe
Soll-Profil für [Rolle]
Zuordnung von Entwicklungsmaßnahmen
Hinweise zur Anwendung im Mitarbeitergespräch
Key points:
Zukunftsfähigkeit: Kompetenzen hervorheben, die durch [z.B. KI, Digitalisierung] wichtiger werden
Sprache: verständlich und ohne Fachjargon
Format: [Tabelle / Bewertungsbogen]
Weiterbildungsbedarf analysieren
Context: Wir planen das Weiterbildungsbudget für [Jahr / Abteilung], Budget: [Betrag], [Anzahl] Mitarbeiter. Anonymisierte Ergebnisse aus Mitarbeitergesprächen und Kompetenzbewertungen: [einfügen]. Strategische Ziele: [z.B. Einführung von KI im Vertrieb, Ausbau des Key Account Managements].
ToDo: Leite daraus den Weiterbildungsbedarf ab und priorisiere ihn nach strategischer Relevanz.
Avoid:
Gießkannenprinzip
Seminare als einzige Lernform
Maßnahmen ohne Plan für den Transfer in den Arbeitsalltag
Structure:
Top 5 Kompetenzlücken auf Team- bzw. Abteilungsebene
Priorisierung nach Relevanz und Dringlichkeit
Passende Lernformate (Training, Coaching, On-the-Job, E-Learning, Peer Learning)
Budgetverteilung
Erfolgsmessung
Key points:
Strategische Ziele vor individuellen Wünschen
Transfer in den Arbeitsalltag von Anfang an mitplanen
Individueller Entwicklungsplan
Erstelle einen Entwicklungsplan für einen Mitarbeiter in der Rolle [aktuelle Rolle], der sich in Richtung [Zielrolle, z.B. Teamleitung] entwickeln möchte. Stärken: [einfügen]. Entwicklungsfelder: [einfügen]. Zeitraum: [z.B. 12 Monate]. Kombiniere nach dem 70-20-10-Prinzip praktische Lernaufgaben, Lernen von anderen und formale Weiterbildung. Lege pro Quartal ein messbares Ziel fest.
Trainingskonzept mit Praxistransfer
Entwickle ein Konzept für ein [Dauer, z.B. eintägiges] Training zum Thema [Thema] für [Zielgruppe, Anzahl Teilnehmer]. Lernziele: [einfügen]. Plane den Ablauf mit abwechselnden Input-, Übungs- und Reflexionsphasen und ergänze Maßnahmen vor und nach dem Training, die sicherstellen, dass das Gelernte im Alltag ankommt – z.B. eine Vorbereitungsaufgabe, eine Transferaufgabe und ein Follow-up nach 4 Wochen.
Wissen sichern, bevor es geht
Ein langjähriger Mitarbeiter in der Rolle [Rolle] verlässt in [Zeitraum] das Unternehmen. Entwickle einen Leitfaden für Wissenstransfer-Gespräche: Welche Fragen muss ich stellen, um implizites Wissen sichtbar zu machen – Kundenbeziehungen, inoffizielle Abläufe, Erfahrungswerte, typische Fehlerquellen? Ergänze eine Vorlage, in der dieses Wissen für den Nachfolger dokumentiert wird.